Gelling Advies B.V. Prins Alexanderlaan 1a, 2912 AJ Nieuwerkerk aan den IJssel KvK: 91471362 Contact: pieter@gellingadvies.nl Versie 1.0 | Januari 2026
1. Inleiding
Gelling Advies B.V. (hierna: “Gelling Advies”) ontwikkelt en beheert een digitaal platform voor het uitvoeren van medewerkersonderzoeken in opdracht van zakelijke klanten (hierna: “Opdrachtgevers”). In het kader van deze dienstverlening verwerkt Gelling Advies persoonsgegevens van medewerkers van haar Opdrachtgevers.
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Gelling Advies omgaat met persoonsgegevens, welke maatregelen zijn getroffen ter bescherming hiervan, en welke rechten betrokkenen hebben. Gelling Advies treedt op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Gelling Advies verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van haar Opdrachtgevers. De Opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en is zelf verantwoordelijk voor:
- het vaststellen van het doel en de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens;
- het informeren van betrokkenen (medewerkers) over de verwerking;
- het verkrijgen van de benodigde toestemming of het vaststellen van een andere rechtmatige grondslag;
- de naleving van de AVG jegens de betrokkenen.
Gelling Advies verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden en handelt te allen tijde conform de instructies van de Opdrachtgever.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt
In het kader van de dienstverlening kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:
E-mailadres — het uitnodigingsadres van de medewerker, aangeleverd door de Opdrachtgever. Dit gegeven wordt uitsluitend gebruikt voor het eenmalig verzenden van een uitnodiging. Na het invullen van de vragenlijst wordt het e-mailadres vervangen door een irreversibele hash, zodat het niet langer te herleiden is tot een persoon.
Vragenlijstantwoorden — antwoorden op thematische vragen (schaalvragen en open vragen). Deze worden anoniem vastgelegd en zijn niet te herleiden tot een individu.
4. Doel van de verwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:
- het verzenden van een eenmalige uitnodiging per e-mail aan medewerkers van de Opdrachtgever;
- het vastleggen van de respons (anoniem) op de vragenlijst;
- het bijhouden van de responsstatus per uitnodiging (niet beantwoord / beantwoord);
- het genereren van geaggregeerde rapportages ten behoeve van de Opdrachtgever.
Er vindt geen profilering, geautomatiseerde besluitvorming of verwerking voor marketingdoeleinden plaats.
5. Sub-verwerkers
Gelling Advies maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:
Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van het platform en de database. Servers zijn gevestigd in Duitsland, binnen de Europese Unie.
SMTP2GO (EU-servers) — verzending van e-mailuitnodigingen via Europese mailservers.
REMARK Van-Vliet (Noorwegen) — technisch beheer en onderhoud van het platform en de server. Toegang tot persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats op incidentele basis en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het uitvoeren van onderhoud.
Met alle sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten of vergelijkbare contractuele afspraken gesloten die voldoen aan de vereisten van de AVG.
6. Beveiliging
Gelling Advies heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of andere onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- versleutelde HTTPS-verbindingen voor al het datatransport;
- toegangsbeveiliging via wachtwoord en gebruikersauthenticatie;
- beperkte toegangsrechten: uitsluitend bevoegde medewerkers en de Opdrachtgever hebben toegang tot de gegevens;
- automatische anonimisering van e-mailadressen direct na het invullen van de vragenlijst;
- gebruik van unieke, niet-herbruikbare tokens per uitnodiging;
- uitsluitend gebruik van EU- en EER-gebaseerde servers en diensten.
7. Bewaartermijnen
Gelling Advies hanteert de volgende bewaartermijnen:
E-mailadres — uitnodiging niet beantwoord: maximaal 2 maanden na de datum van uitnodiging, waarna het adres wordt verwijderd.
E-mailadres — uitnodiging beantwoord: onmiddellijk na het invullen van de vragenlijst vervangen door een irreversibele hash. De verwerking is hierna feitelijk anoniem.
Vragenlijstantwoorden: worden anoniem vastgelegd. Er is geen bewaartermijn van toepassing.
De Opdrachtgever kan, binnen bovenstaande maximumtermijnen, een kortere bewaartermijn overeenkomen.
8. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen (medewerkers) hebben op grond van de AVG de volgende rechten:
- recht op inzage in de verwerkte persoonsgegevens;
- recht op rectificatie van onjuiste gegevens;
- recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”);
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- recht van bezwaar tegen de verwerking.
Verzoeken van betrokkenen dienen te worden gericht aan de Opdrachtgever, die als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de afhandeling hiervan. Gelling Advies verleent de Opdrachtgever technische ondersteuning bij het beantwoorden van dergelijke verzoeken voor zover dit haar mogelijkheden betreft.
Betrokkenen hebben tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Datalekken
In geval van een (vermoedelijk) datalek of beveiligingsincident zal Gelling Advies de betreffende Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, informeren. De Opdrachtgever is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, aan de betrokkenen.
10. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Gelling Advies B.V. via pieter@gellingadvies.nl of schriftelijk op het hierboven vermelde adres.
11. Versie en wijzigingen
Deze privacyverklaring is voor het laatste bijgewerkt in juni 2026. Gelling Advies behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar op het platform.